Klinik HR Strategis
Pertanyaan
Cara Praktis Menentukan Jumlah Staf yang Efektif dan Efisien
Saat ini tempat kerja saya sedang membentuk suatu struktur organisasi yang baru, dan kami ingin melakukan manpower planning. Adakah cara yang praktis untuk menentukan jumlah staf yang efektif dan efisien dalam suatu unit kerja? Buku apa saja yang bagus untuk dijadikan referensi dalam soal ini?
Jawaban
Proses penentuan jumlah pegawai melalui analisis manpower planning dapat dilakukan dengan dua cara, yakni ratio analysis dan workload analysis.
Metode ratio analysis adalah cara untuk mengestimasi kebutuhan jumlah tenaga kerja berdasar rasio antara faktor tertentu (misalnya jumlah pendapatan) dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan (misalnya jumlah pegawai yang diperlukan). Dalam konteks perusahaan Anda (Bursa Efek Indonesia), maka faktor yang bisa dijadikan patokan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja bisa berupa jumlah emiten, atau jumlah pendapatan (revenue) selama setahun, atau nilai kapitalisasi pasar.
Dengan mematok rasio tertentu, maka Anda akan bisa mengestimasi berapa kebutuhan tenaga kerja yang ideal. Contoh, kalau pendapatan perusahaan Anda selama setahun Rp 50 milyar, maka jumlah pekerja sebaiknya sekitar 500 (rasio 1 : Rp 100,000,000). Contoh lain, kalau jumlah emiten 200 perusahaan, maka jumlah karyawan sebaiknya sekitar 400 (1 : 2).
Lalu, berapa patokan angka rasio yang ideal? Nah, di sini Anda bisa melakukan perbandingan dengan perusahaan sejenis di negara lain. Misalnya, di Bursa Efek Thailand, berapa perbandingan antara pendapatan setahun mereka dengan jumlah karyawan; atau perbandingan antara jumlah emiten dengan jumlah karyawannya.
Metode rasio ini juga bisa diterapkan untuk menentukan jumlah pegawai di bagian support (IT, HR and GA, Finance) dengan jumlah pegawai di bagian core function. Angka rata-rata yang dipatok adalah 15 %. Artinya kalau jumlah total perusahaan Anda adalah 500, maka total karyawan dibagian support itu sebaiknya berkisar pada angka 75.
Metode kedua adalah dengan cara workload analysis. Metode ini merupakan proses untuk menghitung beban kerja suatu fungsi tertentu dalam perusahaan.� Dari perhitungan ini kemudian dapat ditentukan berapa jumlah kebutuhan ideal pegawai yang dibutuhkan.
Secara spesifik, terdapat tiga langkah kunci untuk melakukan workload analysis. Yang pertama adalah menentukan output utama dari suatu fungsi tertentu, dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Langkah berikutnya, mem-break down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih rinci dan spesifik, serta mengekelompokkan satuan tugas tersebut berdasar tingkat kesulitan/kompleksitasnya.
Langkah selanjutnya adalah melakukan proses perhitungan jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing satuan tugas tersebut. Dari sini akan dapat dihitung jumlah total waktu yang digunakan untuk menghasilkan keseluruhan output utama dari fungsi yang dianalisis.� Jumlah total waktu yang dibutuhkan inilah yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk menghitung jumlah ideal pegawai yang dibutuhkan.
Terdapat beberapa referensi yang membantu untuk melaksanakan proses di atas, antara lain
1. Edward J. Folk, Methods Analysis and Work Measurement, Mcgraw Hill
2. C.R.Wynne- Roberts and George Kanawaty, Introduction to Work Study, International Labour Office.
Klinik HR Strategis
Pertanyaan
Tiga Modal Dasar Memasuki Dunia Kerja
Saya mahasiswa semester akhir. Sebentar lagi lulus. Tapi, saya sangat gamang menatap dunia kerja saat ini, yang sepertinya susah dimasuki dan penuh persaingan. Selain bekal ilmu yang telah didapat di kampus, apa modal yang harus dimiliki setiap individu sebelum memasuki dunia kerja?
Jawaban
Ada banyak elemen kecakapan yang mesti dikuasai oleh setiap insan yang hendak memasuki dunia kerja, namun terdapat tiga modal dasar yang kiranya amat penting untuk dimiliki. Pertama, karakter atau budi pekerti yang luhur atau integritas moral yang kokoh. Inilah elemen yang selalu akan membuat kita mampu berkarya dalam naungan etika kerja yang kuat dan benar. Sebuah elemen paling kritikal dan mesti dirajut dalam setiap langkah kerja kita manakala kita hendak menjadi seorang profesional yang bermartabat.
Kedua, positive mindset. Inilah elemen yang akan membuat kita selalu memandang diri kita dan lingkungan sekitar dengan kacamata yang positif. Sebuah elemen yang selalu membuat kita optimis dan yakin akan tercapainya sasaran kerja dan tujuan hidup yang telah dirancang. Sebuah etos kerja yang selalu melihat problem sebagai sebuah tantangan yang pasti ada solusinya, dan bukan sebagai media untuk berkeluh kesah. Etos atau mentalitas positive mindset ini pula yang akan memuat setiap insan selalu bisa merajut kegigihan dan ketekunan dalam berusaha – dan kita tahu, kegigihan merupakan elemen kunci dalam merengkuh setiap jejak kesuksesan.�
Ketiga, learning spirit. Atau, semangat untuk terus mau belajar. Di tengah dinamika perubahan iklim bisnis yang terus berderap dan tantangan pekerjaan yang makin kompleks, kita dengan mudah bisa terpelanting saat kita enggan menebar benih untuk terus mau belajar mengembangkan diri. Bersikap terbuka, selalu memelihara constructive curiosity, serta rajin mengambil ilmu dari beragam sumber adalah elemen-elemen yang akan membuat kita terus bisa mengasah learning spirit kita.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar